Visando maior controle sobre as empresas (Condomínios) em relação ao registro dos empregados, o Governo Federal criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o famoso e-Social.
Os Órgãos envolvidos nessa tarefa são a Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e INSS. Na verdade, o e-Social é um sistema eletrônico de fiscalização das normas trabalhistas previstas na CLT, Orientações Jurisprudenciais e demais regras específicas ao Direito do Trabalhador.
Desde sua implantação, várias fases foram cumpridas ao longo dos anos e, a partir de janeiro de 2023, as penalidades (multas) começaram a ser geradas, de forma automática, no caso de descumprimento de alguma regra estabelecida pelo e-Social.
Antes da vigência do e-Social, era comum as regras de registro e acompanhamento das obrigações trabalhistas serem “flexibilizadas”, porém, a partir da efetivação das fases do e-Social, não foi mais possível essas práticas.
É comum ouvir Síndicos falarem “mas sempre fiz isso”, como por exemplo conceder férias ao funcionário, sem observar o tempo necessário para informar previamente ao empregado qual o período ele estaria em férias. Atualmente, a regra prevista no artigo 135 da CLT deve ser informado ao e-Social, ou seja, a comunicação formal com antecedência mínima de 30 dias.
Como evitar multas no e-Social Os envios de dados ao e-Social são guiados por eventos, além de prazos para documentos ocasionais. A principal causa para essas multas são atrasos em relação a essas datas. Sendo assim, para minimizar esses acontecimentos, você precisa ter uma assessoria de empresa especializada em gestão de pessoal, além de estar atento a possíveis alterações no cronograma.
Veja algumas infrações e suas multas.
1. Não informar a admissão de funcionários Antes do e-Social entrar em vigor, os Condomínios possuíam o prazo de até 7 dias subsequentes ao início das atividades de um novo colaborador para enviar os dados do novo funcionário ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Contudo, após a criação do e-Social, isso deve ser realizado diretamente no sistema do governo, no máximo até um dia antes do colaborador iniciar suas atividades de trabalho.
Caso contrário, a empresa é multada. O valor da penalidade varia entre R$ 3.000 e R$ 6.000, além de uma multa do e-Social de R$ 800 por colaborador não registrado. 2. Folha de pagamento Segundo as regras do e-Social, todo Condomínio é obrigado a fornecer informações detalhadas sobre a folha de pagamento de seus colaboradores. Neste envio, constam informações como salário mensal do funcionário, valor do vale-transporte, contribuição ao INSS, entre outros dados relevantes.
O envio dessas informações no programa do e-Social ocorre todos os meses, e caso essa regra não seja cumprida, o Condomínio recebe uma multa do e-Social com valor mínimo de R$ 1.812,87.
3. Férias Sempre que um funcionário sair de férias, é função do Condomínio, comunicar essa informação no sistema do e-Social. Caso isso não ocorra, é gerada uma multa de R$ 170 por férias não comunicadas.
4. FGTS Assim como acontece com a RAIS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também será substituído pelo e-Social. Neste caso, o Condomínio é obrigado a fazer os depósitos referentes ao benefício de forma regular.
Caso contrário, a multa do e-Social prevista varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por colaborador. Reincidência poderá ser cobrada em dobro.
5. Falta de exames médicos Uma das formas de receber uma multa do e-Social é não realizar os exames médicos necessários em diferentes momentos da vida laboral do trabalhador, como na admissão, retorno ao trabalho, mudança de função, exames periódicos e, claro, no momento da demissão.
E sempre que um desses exames é realizado, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) deve ser enviado ao e-Social. Caso contrário, a CLT prevê uma multa entre R$ 402,53 e R$ 4,025,33. 6. Não comunicar acidentes de trabalho Outra forma de receber uma multa e-Social é não prestar informações a respeito de acidentes de trabalho. Sempre que isso aconteça, o Condomínio deve emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), e enviá-la ao sistema do e-Social em até um dia útil após o acidente.
Se o Condomínio não enviar as informações dentro do prazo, poderá receber uma multa que varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição (Em novembro/2023, esses valores variam entre R$1.320,00 e R$7.507,29) Em caso de reincidência, é possível que esse valor seja duas vezes maior.
7. Não informar o colaborador sobre riscos do trabalho O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que informa aos trabalhadores os riscos da atividade exercida. Ou seja, a quais agentes este trabalhador estará exposto, sejam eles químicos, físicos ou biológicos.
Afinal, a depender do risco envolvido, o trabalhador pode ter direito à aposentadoria especial. E, portanto, o Condomínio é obrigado a disponibilizar esse documento para consulta e informar seus colaboradores sobre os riscos da função exercida.
Caso isso não aconteça, as multas previstas pelo e-Social podem ser bem altas. Os valores variam entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63. 8. Não informar afastamentos temporários Dentro das normas do e-Social, os Condomínios são obrigados a informar sempre que algum de seus funcionários seja afastado de forma temporária, independentemente do motivo (licença maternidade, auxílio-doença, entre outros).
Se o Condomínio não enviar essas informações ao sistema, a multa do e-Social prevista varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63. 9. Trabalhadores sem registro Em qualquer Condomínio, a carteira de trabalho é um documento obrigatório para profissionais que atuam em regime CLT. E, portanto, todos os funcionários dentro deste contrato de trabalho devem ter um registro em suas Carteiras de Trabalho (CTPS).
Porém, essa informação também deve constar na plataforma do e-Social. Caso contrário, é possível receber multa de até R$ 800 por trabalhador, e de até R$ 6 mil em caso de reincidência.
Como evitar as multas e penalidades do e-Social
Agora que você conhece algumas das principais penalidades e multas do e-Social que o seu Condomínio pode sofrer, fica claro que uma das melhores formas de evitar sofrer esse prejuízo é contar com a assessoria de empresa especializada em gestão Condominial como a LABS Consultoria.
Se você acha que o serviço especializado de uma empresa, dando todo o apoio e suporte necessário para cumprir as determinações do e-Social é caro, espere para ver as multas que serão geradas automaticamente pelo não cumprimentos dessas regras para ver o que realmente é caro e, provavelmente os condôminos irão procurar um responsável para imputar o valor das multas pagas. Síndico, não espere isso acontecer, faça contato com a LABS Consultoria e veja que o valor para ter a assessoria de uma empresa especializada não é alto como imagina.
